Alloggiati Web in 10 minuti: credenziali, schedine e scadenze

Che cos'è Alloggiati Web e chi deve usarlo

Alloggiati Web è il servizio telematico della Polizia di Stato attraverso cui le strutture ricettive comunicano alla Questura le generalità delle persone alloggiate. L'obbligo discende dall'articolo 109 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza e riguarda tutti: alberghi, B&B, affittacamere, case vacanze, agriturismi, campeggi e, dopo il decreto-legge 113 del 2018, chiunque affitti un immobile o una sua parte per meno di trenta giorni, anche occasionalmente e senza partita IVA.

Non conta la forma contrattuale né il canale di prenotazione: una notte venduta su Airbnb, un weekend prenotato per telefono, un ospite mandato da un'agenzia si comunicano tutti allo stesso modo. Ed è un obbligo distinto dalla comunicazione ISTAT e dalla tassa di soggiorno: assolverne uno non copre gli altri.

Entro quando comunicare gli ospiti: 24 ore, o 6

I termini li fissano l'art. 109 del TULPS e il decreto del Ministero dell'Interno del 7 gennaio 2013, modificato dal decreto del 16 settembre 2021: per i soggiorni fino a 24 ore il limite è di sei ore dall'arrivo.

• Entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite: è la regola generale.
• Entro 6 ore dall'arrivo, se il soggiorno non supera le 24 ore.
• Per ogni ospite, compresi i minori e chi si aggiunge dopo la prenotazione: chi arriva il secondo giorno va comunicato entro 24 ore dal suo arrivo.
• Le partenze non si comunicano: nella schedina indichi già i giorni di permanenza previsti.

Come ottenere le credenziali Alloggiati Web

Le credenziali le rilascia la Questura, su domanda di chi gestisce l'alloggio: senza, non puoi inviare nessuna schedina. Chiedile prima del primo ospite, con questi passaggi.

1. Individua la Questura competente: quella della provincia in cui si trova l'alloggio. Se hai alloggi in province diverse, servono accrediti separati.
2. Compila il modulo di richiesta di abilitazione al Servizio Alloggiati con i dati del titolare o gestore e della struttura. Lo trovi sul sito della Questura o sul portale Alloggiati Web.
3. Allega il documento d'identità del richiedente e il titolo che attesta l'attività: SCIA o comunicazione al Comune per le strutture ricettive; per le locazioni brevi in genere l'attestato del CIN. Ogni Questura indica sul proprio sito cosa allegare.
4. Invia la richiesta con le modalità indicate dalla Questura (PEC, email dedicata o sportello). Le Questure hanno indirizzi dedicati al Servizio Alloggiati: li trovi sui siti delle Questure della Polizia di Stato.
5. Ricevi nome utente e password, più i codici di sicurezza: da gennaio 2022 il portale usa l'autenticazione a due fattori e non serve più installare il certificato digitale nel browser.

Se gestisci più appartamenti nella stessa provincia puoi chiedere un'unica utenza con la funzione «gestione appartamenti», che permette di inviare le schedine indicando a quale alloggio si riferiscono.

I dati della schedina, per tipo di ospite

Ogni persona alloggiata viene inserita nella schedina con un «tipo alloggiato», che determina quali dati sono obbligatori.

I documenti accettati sono quelli di riconoscimento in corso di validità: carta d'identità, passaporto e patente per i cittadini italiani e UE; passaporto per gli extra UE. Codici, casi dubbi e documento scaduto sono nella guida ai documenti validi per Alloggiati Web. Il documento va comunque verificato per tutti gli ospiti, anche per quelli di cui non trasmetti gli estremi: è l'identificazione richiesta dal TULPS.

Tre modi per inviare le schedine

Il decreto del 2021 prevede tre modalità di trasmissione, tutte attraverso il portale.

• Inserimento manuale sul portale: una schedina alla volta, dal browser. Va bene per pochi ospiti.
• Caricamento di un file: un tracciato di testo a lunghezza fissa preparato da un gestionale, con più schedine in un colpo solo. Il portale lo controlla e segnala le righe errate.
• Web service: il gestionale dialoga direttamente con Alloggiati Web e trasmette in automatico, ricevendo la ricevuta. È la modalità usata dai software di gestione come Doorling.

Qualunque sia la modalità, il portale restituisce una ricevuta dell'invio: è quella che devi conservare.

Ricevute, correzioni e conservazione

La ricevuta è un PDF con il numero di schedine trasmesse in quella giornata. Non contiene i dati degli ospiti, ma prova che hai adempiuto.

• Scarica la ricevuta di ogni invio e conservala per 5 anni, meglio in due copie (locale e cloud).
• Le schedine già trasmesse si possono correggere o annullare dal portale solo per un breve periodo dopo l'invio; oltre, serve rivolgersi alla Questura.
• Non conservare le foto dei documenti più del necessario: la ricevuta prova l'adempimento, le foto sono dati personali da proteggere. Cosa puoi tenere e per quanto lo spiega la guida al self check-in.

Errori da evitare nella schedina

Sono sviste che fanno scartare una schedina, la lasciano partire con dati sbagliati o la fanno saltare del tutto. Si evitano controllando i dati sul documento, e gli arrivi del giorno, prima dell'invio.

• Nome e cognome invertiti, o cognomi composti spezzati male: fai confermare all'ospite l'ordine esatto come appare sul documento.
• Comune di nascita scritto a mano invece che scelto dall'elenco: il portale accetta solo i Comuni e gli Stati del suo elenco ufficiale.
• Cittadinanza confusa con il luogo di nascita: sono due campi diversi e vanno verificati entrambi.
• Documento indicato per un familiare o dimenticato per il capogruppo: il portale lo segnala, ma se invii a ridosso della scadenza rischi di sforare.
• Invio dimenticato per il secondo arrivo del gruppo o per l'ospite aggiunto all'ultimo.

Sanzioni per la comunicazione omessa o in ritardo

L'omessa o tardiva comunicazione è una contravvenzione punita dall'articolo 17 del TULPS con l'arresto fino a tre mesi o l'ammenda fino a 206 euro. L'importo è basso, ma si tratta di un reato e non di una multa amministrativa. Le Questure possono confrontare le schedine con gli annunci online, e la circolare del 2024 sui self check-in ha riportato l'attenzione sull'identificazione degli ospiti.

Alloggiati Web, ISTAT e tassa di soggiorno: tre obblighi, tre destinatari

La tabella mette a confronto destinatario, contenuto e scadenza di ciascuno.

Come Doorling invia le schedine ad Alloggiati Web

Doorling usa il web service del portale: le schedine partono dal gestionale, senza ricopiare i dati a mano.

• Inserisci le credenziali Alloggiati Web in Impostazioni → Integrazioni: Doorling le verifica con una chiamata di prova e attiva l'invio.
• I dati arrivano dal check-in online: l'ospite li inserisce dal telefono, l'OCR legge il documento e tu approvi dalla coda di revisione.
• Ogni sera la trasmissione automatica invia via web service le schedine dei check-in approvati, nel formato ufficiale, e archivia la ricevuta della Questura per ciascun invio.
• Un controllo notturno verifica che tutto sia andato a buon fine: in caso di errore ricevi una notifica leggibile e puoi correggere e ritrasmettere.
• Le foto dei documenti si eliminano da sole 7 giorni dopo la trasmissione riuscita: resta la ricevuta, non il dato sensibile.

Prova Doorling: inserisci le credenziali Alloggiati Web e le schedine dei check-in approvati partono ogni sera, senza che tu apra il portale.